Privacyverklaring

Rationale

De Reünistenvereniging Sanctus Virgilius heeft deze privacyverklaring opgesteld om invulling en uitvoering te geven aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 1 – begripsbepaling

In deze privacyverklaring worden de volgende begrippen gebruikt, deze begrippen worden in de navolgende tekst in een cursief lettertype aangegeven:

  • AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming
  • RV: Reünistenvereniging Sanctus Virgilius
  • STV: Stichting TOP-Virgiliaan, waarvan de voorzitter, secretaris en penningmeester worden benoemd door het bestuur van de RV
  • KSVSV: Katholieke Studenten Vereniging Sanctus Virgilius
  • OLC: Oudledencommissie van de KSVSV
  • internetsite: iedere website op internet van de RV zoals www.virgielreunist.nl
  • persoonsgegeven: elke informatie die direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG, in bijlage A is de lijst opgenomen van persoonsgegevens die door de RV worden verwerkt
  • betrokkene: iedere persoon waarvan de RV als verwerkingsverantwoordelijke volgens de AVG persoonsgegevens verwerkt
  • verwerking: iedere handeling volgens de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven (bijvoorbeeld het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens).

Artikel 2 – algemeen

Met deze Privacyverklaring informeert de RV hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden en donateurs, oudleden van de KSVSV, leden van de OLC, bestuur en donateurs van de STV,  bezoekers en gebruikers van haar internetsite(s), deelnemers aan activiteiten, en andere personen waarvan de RV persoonsgegevens verwerkt.

Artikel 3 – verkrijging persoonsgegevens

Lid 1
De RV verkrijgt persoonsgegevens en update van persoonsgegevens uit de volgende bronnen:

  • door opgave van de eigen gegevens van een betrokkene en gegevens van een introducé die door betrokkene wordt aangemeld voor een activiteit van de RV
  • door de overdracht van gegevens van de KSVSV of de STV aan de RV, na toestemming hiervoor van betrokkene
  • door opgave van gegevens door een andere betrokkene (zoals een jaarcommissaris of regiocommissaris) die deel uitmaakt van de sociale omgeving van betrokkene binnen de KSVSV en/of  de RV
  • door informatie uit openbaar toegankelijke media.

Lid 2
Een deel van de persoonsgegevens van een betrokkene is verplicht zodat de RV haar activiteiten en overige (wettelijke en statutaire) verplichtingen kan uitvoeren. Indien een betrokkene deze gegevens bij de aanvraag voor een lidmaatschap of bij de aanmelding voor een activiteit niet wil verstrekken, kan de RV besluiten de aanvraag of aanmelding niet in behandeling te nemen.
De overige persoonsgegevens zijn optioneel.
De lijst van verplichte en optionele persoonsgegevens is opgenomen als bijlage A van deze privacyverklaring.

Artikel 4 – verwerking persoonsgegevens

Lid 1
De RV verwerkt persoonsgegevens op zorgvuldige wijze die in overeenstemming is met de AVG en de Nederlandse wet.
Persoonsgegevens wordt uitsluitend verwerkt binnen de kaders van deze privacyverklaring.

Lid 2
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de grondslagen uit de AVG.

Lid 3
De RV verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, zoals

  • het uitvoering geven van de statuten van de RV
  • het voeren van haar verenigingsadministratie, ledenadministratie en financiële administratie op een zodanige wijze dat wordt voldaan aan vigerende wet- en regelgeving
  • het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap
  • het beheer van de organisatie van de RV, zoals het administreren van bestuursleden, jaarcommissarissen, regiocommissarissen, andere vertegenwoordigers van de RV, leden van de OLC
  • het organiseren van de activiteiten van de RV (bijvoorbeeld de jaarlijkse reünie en regioborrels)
  • het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen de RV, waaronder de organisatie van evenementen voor deze doelgroepen en het voeren van een ledenadministratie voor deze doelgroepen
  • het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van de RV (bijvoorbeeld per e-mail, per post, berichten op social media, app’s)
  • het corresponderen met betrokkenen via e-mail, internetberichten, SMS-berichten en gewone post
  • het voeren van persoonlijke gesprekken, telefoongesprekken en gesprekken via internet (zoals bijvoorbeeld Skype, Whatsapp, Facebook, iMessage) met betrokkenen
  • het vervaardigen en beschikbaar stellen van overzichten van relevante gedeeltes van persoonsgegevens uit de ledenadministratie (waaronder contactgegevens, e-mailadressen en telefoonnummers) aan jaarcommissarissen, regiocommissarissen, andere vertegenwoordigers van de RV ten behoeve van de organisatie van activiteiten van de RV en haar doelgroepen
  • het publiceren op een internetsite van de naam en Virgieljaar van deelnemers aan een activiteit
  • het samenstellen, uitgeven en verzenden per post en e-mail van het verenigingsblad Reünisten Carmina Burana, en het publiceren van een elektronische versie van dit blad op de internetsite
  • het aanbieden en beheren van de internetsite waarmee een betrokkene een beveiligde toegang verkrijgt tot persoonlijke gegevens, en om bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de internetsite
  • het waarborgen van veiligheid en goede sfeer ten behoeve van de activiteiten van de RV
  • het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische doeleinden.

Lid 4
De RV kan ook voor andere doeleinden persoonsgegevens verwerken waarover betrokkene vooraf separaat wordt geïnformeerd.

Lid 5
Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of zogenaamde profilering plaats met persoonsgegevens van de administratie.

Lid 6
De functionarissen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle gegevens die in de administratie zijn opgenomen.

Artikel 5 – verstrekking van persoonsgegevens

Lid 1
De RV verstrekt de persoonsgegevens die zij verwerkt, niet aan derden, tenzij in dit artikel anders is bepaald.

Lid 2
De gegevens in de administratie over het donateurschap van de STV worden verstrekt aan het bestuur van de STV.

Lid 3
De RV kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

Lid 4
De RV kan voor de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld voor de ledenadministratie en financiële administratie, en voor de productie en verspreiding van het verenigingsblad Reünisten Carmina Burana en andere publicaties.

Lid 5
De RV kan voor de ondersteuning van haar verenigingsprocessen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van internetdiensten en cloud computing-diensten.

Lid 6
De RV kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift, of indien naar het oordeel van de RV sprake is van een noodgeval en verstrekking in het belang van betrokkene is.

Artikel 6 – bewaartermijn van persoonsgegevens

De RV bewaart de persoonsgegevens voor onbepaalde tijd. De motivatie hiervoor is dat na een lange periode bijvoorbeeld een jaarcommissaris nog contact wil leggen met een betrokkene, of omdat uit de administratie kan blijken dat een betrokkene overleden is. In dit opzicht fungeert de administratie ook als een archief met historische waarde, een archief dat hoort bij de RV als vereniging van oudleden van de KSVSV.

Artikel 7 – recht van inzage, correctie, vergetelheid en overige rechten

Lid 1
Een betrokkene heeft het recht van inzage en correctie van alle persoonsgegevens. Elke betrokkene  heeft (het recht op) een persoonlijke inlog, waarbij deze persoonsgegevens worden getoond en kunnen worden aangevuld, gewijzigd of verwijderd.
Indien een betrokkene geen functionerende persoonlijke inlog heeft, verstrekt het bestuur van de Reünistenvereniging op eerste verzoek van betrokkene de persoonlijke inloggegevens.

Lid 2
De RV verstrekt per e-mail op verzoek van een betrokkene een kopie alle gegevens van betrokkene.
Een betrokkene heeft het recht de RV opdracht te geven elk afzonderlijk persoonsgegeven aan te vullen, te corrigeren of te laten verwijderen. De RV geeft hieraan direct gevolg.

Lid 3
Indien een betrokkene niet langer in de administratie bekend wil zijn, verwijdert de RV op verzoek van betrokkene alle persoonsgegevens van betrokkene. Hierdoor raakt de betrokkene in de vergetelheid.

Lid 4
Een betrokkene heeft het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om te verzoeken tot de overdracht van zijn persoonsgegevens conform de AVG.

Lid 5
Een betrokkene heeft het recht een gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens in te trekken. De intrekking geldt dan vanaf het moment dat de RV hiervan bericht heeft ontvangen.
Een intrekking kan niet met terugwerkende kracht plaatsvinden.

Artikel 8 – publicaties

Lid 1
De sfeerbeelden van de activiteiten van de RV worden regelmatig op foto en video vastgelegd. Op deze foto’s kunnen afbeeldingen van een betrokkene zijn afgebeeld. Deze beelden kunnen op de internetsite en in het verenigingsblad Reünisten Carmina Burana (dat elektronisch en per post wordt verspreid) en in andere publicaties van de RV worden gepubliceerd.
Iedere betrokkene kan per e-mail of brief vragen om dit beeldmateriaal te verwijderen. Het betreffende beeldmateriaal zal dan door de RV worden verwijderd. De RV heeft het recht het verwijderverzoek niet te honoreren als sprake is sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de gelegenheid is geposeerd.

Lid 2
De RV publiceert op de internetsite en in het verenigingsblad (dat elektronisch en per post wordt verspreid) bijdragen van betrokkenen. Als een betrokkene deze bijdrage zelf inbrengt, wordt er van uitgegaan dat betrokkene geen bezwaar heeft tegen publicatie. In andere gevallen zal de RV voordat publicatie plaatsvindt, zich in redelijke mate inspannen om toestemming van betrokkene te verkrijgen

Artikel 9 – registratie berichten, gebruik internetsite en “cookies”

Lid 1
De RV registreert de ontvangstbevestigingen en leesbevestigingen van berichten die aan een betrokkene worden gestuurd. Deze bevestigingen worden alleen gebruikt om na te gaan of een bericht een betrokkene daadwerkelijk heeft bereikt, en voor statistische doeleinden.

Lid 2
De RV kan gebruik maken zogenaamde “cookies” bij het bezoek aan de internetsite om het gebruikersgemak van de internetsite te verhogen, en om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de internetsite.

Lid 3
In geen geval wordt bij de verwerking van persoonsgegevens gebruik gemaakt van analysetools van derde partijen.
Voor zover als de RV gebruikt maakt van andere cookies, wordt een betrokkene daarover geïnformeerd en zonodig om toestemming worden gevraagd bij bezoek van de internetsite.

Artikel 10 – contact

Alle vragen en verzoeken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen per e-mail worden geadresseerd aan bestuur@virgielreunist.nl  en per post aan Reünistenvereniging Sanctus Virgilius, bestuur inzake privacyverklaring, Oude Delft 57, 2611BC Delft.

Artikel 11 – wijzigingen

De RV is gerechtigd deze Privacyverklaring te wijzigen.

Bijlage A – lijst van persoonsgegevens

Verplichte persoonsgegevens

  • naam
  • adres
  • e-mailadres
  • ledenadministratiegegevens
  • IBAN en incassogegevens tbv contributie-incasso
  • Virgiel-gegevens
    • jaar aankomst en uitschrijving
    • jaarclub

Optionele persoonsgegevens

  • telefoonnummers
  • bedrijfsnaam en functie
  • studiegegevens
    • opleidingsinstituut
    • studierichting
    • jaar van aankomst
  • Virgiel-gegevens
    • verticale
    • dispuut
    • huis
    • andere gezelschappen
    • lidmaatschap onderverenigingen
    • commissies en besturen
  • functies binnen de RV
  • gegevens met betrekking tot deelname aan verenigingsactiviteiten zoals regioborrels en de reünie